Công ty MeCoCo

NĂNG LỰC KỸ THUẬT TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. TỔNG QUAN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN HẠ TẦNG CƠ SỞ

Tổ chức triển khai các dự án hạ tầng cơ sở các hệ thống lạnh, công nghệ thông tin, điện, điện tử viễn thông, các hệ thống cơ khí tự động, đóng vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên trong các hoạt động chuyên môn của MECOCO. Việc tổ chức thực hiện thành công các dự án nằm trong mục tiêu của MECOCO nhằm đảm bảo các cam kết với khách hàng được thực hiện đúng, đầy đủ, giữ gìn chữ tín đối với khách hàng.

Quá trình tổ chức thực hiện dự án hạ tầng cơ sở hệ thống lạnh, CNTT, điện, điện tử viễn thông, các hệ thống cơ khí tự động là một tổng thể bao gồm các công việc:

1.1. Quản trị dự án

1.2. Triển khai dự án

1.3. Đánh giá hiệu quả

Quá trình tổ chức thực hiện các dự án được bắt đầu không phải chỉ sau khi ký hợp đồng mà từ giai đoạn phân tích đề xuất giải pháp theo yêu cầu khách hàng và được kết thúc không phải chỉ sau khi nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mà kéo dài cho đến khi hết hiệu lực của thời gian bảo hành. Sau thời gian này, MECOCO có các giải pháp về bảo trì hệ thống để tiếp tục hỗ trợ khách hàng khai thác, vận hành và ứng dụng hệ thống liên tục, hiệu quả

Để tổ chức công tác thực hiện dự án được tốt,MECOCO thường tuân thủ nghiêm ngặt một số qui trình quan trọng như sau:

Qui trình triển khai dự án là qui trình lớn nhất, bao trùm các qui trình khác. Xuyên suốt từ khâu xây dựng kế hoạch đến khi nghiệm thu, triển khai, bàn giao hồ sơ kỹ thuật.
Qui trình đánh giá sản phẩm: Khi tổ chức thực hiện dự án, MECOCO phải đảm bảo rằng, hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, các hệ thống cơ khí tự động, hệ thống lạnh, điện, điện tử viễn thông mới xây dựng phải phù hợp với những hiện trạng của khách hàng. Hiện trạng này được đánh giá cụ thể lúc đề xuất giải pháp và được thẩm định trong quá trình triển khai. Quy trình này giúp MECOCO chủ động trong các khó khăn của việc tích hợp hệ thống cũ và mới. Công tác này cũng giúp cho khách hàng sử dụng có hiệu quả cơ sở hạ tầng CNTT, điện, điện tử viễn thông các hệ thống cơ khí tự động, hệ thống lạnh của mình.
Quy trình hướng dẫn công việc về công tác đo lường, thử nghiệm, kiểm soát công cụ đo, kiểm soát quá trình đo. Đây là các hướng dẫn cụ thể về kỹ thuật để đảm bảo các sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ để đảm bảo toàn bộ hệ thống sẽ hoạt động đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
Quy trình đóng gói, lưu kho bảo quản: Quy trình này đảm bảo hàng hoá từ khi nhập kho đến khi xuất kho luôn ở trong tình trạng tốt nhất để giảm các sự cố gây ra cho quá trình triển khai do lỗi thiết bị.
Quy trình khắc phục, phòng ngừa: Trong quá trình triển khai, các ý kiến có liên quan của khách hàng sẽ được ghi nhận và xử lý triệt để. Thông qua đó, khách hàng được đảm bảo rằng Công ty sẽ chịu trách nhiệm với khách hàng về những cam kết đã thoả thuận.

Công tác triển khai dự án sẽ kết thúc sau khi hệ thống được nghiệm thu và bàn giao. Dự án sẽ chuyển sang giai đoạn bảo hành và các dịch vụ khác có liên quan.

NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản trị dự án là công tác quan trọng nhất để đảm bảo thành công cho công tác tổ chức thực hiện. MECOCO đã thực hiện thành công các dự án thông qua áp dụng việc quản trị dự án do xây dựng. Quản trị dự án theo đó được tổ chức như sau

2.1. Hiểu rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án

Việc xác định yêu cầu khách hàng hay nói cách khác là nắm bắt được yêu cầu mục tiêu của dự án là công tác bắt đầu cho mọi quá trình tổ chức thực hiện dự án. Để làm tốt công tác này, MECOCO đã xây dựng hệ thống các công cụ sau:

Hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng cùng với lịch sử quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Quy trình nhận và xử lý thông tin khách hàng.
Các chỉ tiêu chất lượng để đánh giá kết quả xử lý thông tin khách hàng.
Mỗi dự án đều có Trưởng dự án chịu trách nhiệm cao nhất về mặt chuyên môn để đảm bảo các yêu cầu của dự án được xác định rõ.

2.2. Năng lực của người quản trị dự án

Với mỗi dự án, một Trưởng dự án sẽ luôn có liên hệ và trao đổi với Trưởng phòng hoặc Giám đốc nhằm xây dựng, thực hiện, giám sát công tác quản trị dự án. Trưởng dự án của MECOCO phải là người:

Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án. Căn cứ đánh giá : kinh nghiệm đã có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ thể.
Có năng lực quản lý nguồn lực. Căn cứ đánh giá : kinh nghiệm liên quan, hiệu quả trong công tác quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra.
Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án. Căn cứ đánh giá : kinh nghiệm liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong xử lý các tình huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp.
Có hiểu biết tốt về khách hàng. Căn cứ đánh giá: qua lịch sử công tác và công việc cụ thể được giao.
Hiểu rõ các quan hệ với các đối tác.
Được tập thể tín nhiệm.
Nguồn lực làm Trưởng dự án: Phòng Kỹ thuật Công nghệ luôn có các kỹ sư có đủ năng lực thực hiện vị trí công tác Trưởng dự án.

2.3. Các tiêu chuẩn kế hoạch quản trị dự án

Quản lý nhân sự

Thể hiện việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát nguồn lực cho dự án để đáp ứng điều kiện thời gian và yêu cầu kỹ thuật của dự án, kể cả việc phối hợp với các đối tác để đảm bảo nhân lực và kỹ thuật phù hợp.

Quản lý công việc

Khung công việc, thể hiện chính xác, rõ ràng các bước thực hiện, từng công tác với thời gian và tiến độ thi công của từng cá nhân, đơn vị.

Quản lý thời gian

Thời gian việc tổ chức triển khai dự án phải thể hiện cụ thể trong kế hoạch quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho từng công việc, triển khai, kiểm soát và đánh giá.

Quản lý chi phí

Bao gồm việc kiểm soát tài chính có hiệu quả của dự án thông qua các bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm soát, phân tích, dự toán và báo cáo thông tin về chi phí tài chính.

Quản lý thông tin

Trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thông tin và xử lý nhằm phục vụ cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện dự án.

Quản lý chất lượng

Nhằm đảm bảo cho mọi mặt của dự án và kết quả của nó hoàn toàn đáp ứng được chi tiết kỹ thuật được yêu cầu, công tác kiểm tra, chẩn đoán hệ thống được tiến hành theo từng bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được đưa ra để đi đến sự nhất trí giữa hai bên.

Năng lực triển khai dự án

MECOCO luôn coi trọng cả hai vấn đề kinh tế thị trường và công tác chuyên môn khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ nhằm theo kịp sự thay đối nhanh chóng của công nghệ thông tin, các hệ thống cơ khí tự động, hệ thống lạnh, điện, điện tử viễn thông và đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Trong công tác tổ chức thực hiện các dự án, quản lý theo mục tiêu thực hiện ở hai mặt:

Khách hàng

Mỗi phòng chuyên môn phát triển khách hàng theo sự phân công của công ty. Điều này cho phép tập trung cao nhất nguồn lực của từng phòng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và các dự án cụ thể trong quá trình thực hiện. Cách thức quản lý này cũng cho phép mỗi phòng ban chuyên môn chủ động trong kế hoạch phát triển của mình để đảm bảo các khách hàng mà phòng quản lý luôn có những điều kiện hỗ trợ tốt nhất. Về phía khách hàng, việc trao đổi thông tin được thuận lợi thông qua đầu mối thông tin tập trung. Điều này sẽ giúp khách hàng nhanh chóng có được giải đáp các vấn đề có liên quan trong suốt quá trình làm việc với MECOCO cũng như trong việc tổ chức thực hiện từng dự án cụ thể.

Chuyên môn

Mỗi phòng có những định chuyên môn chuyên sâu để đáp ứng việc lựa chọn giải pháp phù hợp cho khách hàng. Phòng phải có nhiệm vụ tổ chức các nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt các nhiệm vụ chuyên môn này.